28 April 2017

Top 10 reguli de respectat atunci când scrii un e-mail



__________________________________________________________________________________

Un e-mail scris prost poate crea o impresie greşită despre autorul lui. Aşadar, noi îţi oferim astăzi 10 sfaturi pe care să le respecţi pentru ca mesajul tău să fie cât mai profi.

10.Nu abuza de butonul ”Reply All”

Butonul „Reply All” trebuie folosit doar atunci când este într-adevăr cazul şi chiar şi atunci cu mare atenţie. Foloseşte acest buton doar atunci când toţi cei din lista respectivă îţi cer răspunsul. De obicei, este suficient să răspunzi doar persoanei care ţi-a trimis iniţial e-mailul pentru ca toţi ceilalţi să-l primească ulterior.

9. Ai grijă la „Bcc”

Opţiunea „Bcc” îţi permite să trimiţi mai multor persoane un e-mail, protejând adresele unora dintre ei de ochii lumii, adică făcându-le private. În aceste cazuri, opţiunea este foarte utilă. Totuşi, nu încerca să-l foloseşti în scopuri „neortodoxe”, adică pentru a te feri de cel cărui îi trimiţi mesajul ca acesta să nu afle că l-ai transmis şi altcuiva. Minciuna are picioare scurte, mai ales pe Internet.

8.Evită să înjuri

Evită să înjuri într-un e-mail chiar dacă îl trimiţi unei persoane foarte apropiate. Nu ai de unde să ştii niciodată pe unde va mai ajunge mesajul respectiv. Nu vrei să-ţi creezi o reputaţie proastă, nu? E mai bine să te abţii sau să-ţi spui oful într-un mod mai elegant.

7.Nu uita de gramatică

Să nu-ţi fie lene când vine vorba de gramatică şi punctuaţie! În special dacă îi trimiţi e-mailul unui profesor, unui client sau şefului tău. Şi o virgulă pusă prost îţi poate strica imaginea în faţa altei persoane. Verifică e-mailul de cel puţin trei ori inainte să îi dai send!

6.Răspunde întotdeauna

Alocă-ţi cel puţin 20 de minute pe zi pentru a răspunde tuturor e-mailurilor importante pe care le-ai primit de-a lungul zilei. Astfel, vei da dovadă de seriozitate şi profesionalism. În plus, e mai simplu să faci curat o dată pe zi, să arunci la „gunoi” spam-urile şi să răspunzi la mesajele importante pentru ca ele să nu se adune cu sutele şi să te trezeşti că adresa ta de e-mail este prea haotică pentru a o mai organiza. N-ai vrea să te trezeşti într-o zi cu 1000 de e-mailuri în inbox, nu-i aşa?

5.Ai grijă la majuscule

Dacă ai apăsat din greşeală butonul Caps Lock, apasă-l din nou. Nu scrie niciodată cu majuscule pentru că un mesaj de acest gen „BUNĂ ZIUA! LA CE ORĂ NE ÎNTÂLNIM ASTĂZI?” poate da impresia că ţipi. Totuşi, dacă vrei să evidenţiezi un anumite cuvânt pune-l între *asterix-uri* în acest fel.

4.Ai grijă la documentele ataşate

Dacă ataşezi 20 de poze cu căţelul tău pentru a-i trimite unui prieten, este foarte posibil ca laptopul sau computerul acestuia să se blocheze, mai ales dacă nu este unul foarte performant. Înainte să faci astfel de gesturi, întreabă-l sau cere-i permisiunea pentru a ataşa mai multe fotografii ori documente.

3.Renunţă la emoticoane

Să fim serioşi, vremea emoticoanelor a apus. Nu numai că fac e-mailul tău să pară scris de un copil, dar pot distrage cu adevărat atenţia de la mesajul pe care vrei să-l transmiţi. Foloseşte-le doar atunci când îi scrii unei persoane foarte apropiate!

2.Scrie mesaje scurte

Lumea citeşte e-mailuri pe grabă, aşa că încearcă să păstrezi textul cât mai scurt. Scrie propoziţii concise, clare pe care oricine să le înţeleagă din prima. Şi nu uita, nu redacta niciodată un mesaj prea lung pentru că rişti ca cel care-l primeşte să nu-l citească cu atenţie sau poate chiar să nu-l citească deloc.

1.Scrie un subiect clar

Ai fii tentat/ă să crezi că mesajul pe care îl scrii în corpul e-mailului este cel mai important. Ei bine, lucrurile nu stau chiar aşa. Subiectul e-mailul ţine locul unui titlu şi reprezintă o parte foarte importantă a mesajului. În dreptul căsuţei „Subject” sau „Subiect” rezumă ideea principală a mesajului pe care vrei să-l transmiţi. Nu folosi mai mult de câteva cuvinte.

Related Posts Plugin for WordPress, Blogger...

__________________________________________________________________________________